Klachtenregeling - ROOD advocatuur

Inleiding klachtenregeling

Ben je ontevreden over de dienstverlening?

Bij Rood advocatuur doen we ons best om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat je een klacht hebt. Die klacht kan gaan over de dienstverlening, maar bijvoorbeeld ook over de declaratie. We hopen dat je dan contact met ons opneemt.

Werkwijze Roodadvocatuur bij een klacht

Als je een klacht indient dan kun je dat doen bij Claudia Tomas. Dat kan via de telefoon (0317 760 007) of via de e-mail (ctomas@roodadvocatuur.nl). Per post mag natuurlijk ook, dan kun je je klacht richten aan:

Rood advocatuur
t.a.v. Claudia Tomas
Agro Business Park 75-83
6708 PV Wageningen

Zodra Claudia je klacht ontvangen heeft, zal ze, op gewone werkdagen, binnen 48 uur contact met je opnemen. Het is dus handig om je eigen contactgegevens in de klacht op te nemen.

Claudia zal proberen om samen met jou tot een oplossing over de klacht te komen. Uiteraard zal je klacht vertrouwelijk behandeld worden. Het indienen van een klacht is uiteraard gratis.

Wat als er geen oplossing komt?

Als je van mening bent dat je klacht niet is opgelost, dan kun je je klacht voorleggen aan de rechtbank. Een rechter zal dan een beslissing nemen over de klacht.

De formele regeling volgt hierna op de volgende bladzijden.

Klachtenregeling Rood advocatuur

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

Klacht: iedere schriftelijke uitleg van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van de overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in artikel 4 van de Advocatenwet;
Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
Klachtenfunctionaris: de advocaat die belast is met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 Toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Rood advocatuur en de cliënt.
Iedere advocaat van Rood advocatuur draagt zorg voor de klachtafhandeling conform deze regeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze regeling heeft tot doel:

Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
Het vastleggen van ene procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtbehandeling;
Medewerkers te trainen in clientgericht reageren op klachten;
Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang van de dienstverlening

Deze klachtenregeling is openbaar bekend gemaakt, namelijk op de website van Rood advocatuur. De advocaat wijst de cliënt vóór het aangaan van de overeenkomst van opdracht op deze klachtenregeling en het feit dat deze regeling van toepassing is op de dienstverlening. Dit doet Rood advocatuur via de algemene voorwaarden die eveneens op de website zijn gepubliceerd en die bij iedere opdrachtbevestiging aan de klant ter beschikking worden gesteld.
Rood advocatuur heeft in deze klachtenregeling en de daarbij behorende inleiding opgenomen bij welke onafhankelijke partij een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak, namelijk bij de rechtbank.

Artikel 5 Interne klachtenprocedure

Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Claudia Tomas, de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager in en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de behandeling van de klacht geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijk oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden onderverdeeld.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Minimaal één keer per jaar worden de verslagen en aanbevelingen op het kantoor besproken.